1 Temmuz 2012’den itibaren yürürlüğe girecek Yeni Ticaret Kanunu, pek çok noktada yeni düzenleme getiriyor. Ama, bunlar içinde en önemlisi dijital adımlar. Bilişim Sanayicileri Derneği’nin bakış açısından dokuz dijital adım:
Dijitalleşme Konuları
Elektronik fatura – Elektronik arşivleme – Elektronik ihale – Elektronik imza
Sayısal muhasebe sistemleri
Elektronik ticaret sicili. Kayıtlı elektronik posta
Elektronik kurumsal yönetişim
İnternet Siteleri
Her sermaye şirketi, bir internet sitesi açmak, şirketin internet sitesi zaten mevcutsa bu sitenin belli bir bölümünü kanunca yayınlanması zorunlu bilgilere ayırmak zorunda olacak. Şirketlerin kullandığı işletmeyle ilgili belgelerinde sicil numarası, ticaret unvanı, merkezi, tacir sermaye şirketi ise sermaye miktarı ile birlikte internet sitesi adresi ve numarası da gösterilmesi zorunlu hale geliyor.
Kayıtlar Elektronik Ortamda
Şirketlere dair neredeyse her şey elektronik olarak saklanacak. Belgeler, Türkiye Muhasebe Standartları’na da uygun olmaları halinde görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanabilecek. Ancak bu kayıtlanrhokunur hâle getirildiklerirîde, alınmış olan ticari mektuplâf’ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeleri gerekiyor. Bu arada saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmesi ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hâle getirilebilmesi bir diğer şart. Elektronik ortama alınan kayıtlar ve bilgiler; bilgisayar yerine basılı olarak da sınıflandırılarak saklanabilecek.
Sanal Dünyaya İlan Şart
Artık, şirketlerin kararlan ve işlemleriyle ilgili pek çok konunun Türkiye Ticaret Sicili Gazetesi ve tirajı 50 binin üstünde olan üç gazetenin yanı sıra internet sitelerinde de yayınlanması zorunlu olacak. Bunlann neler olabileceğini ise şöyle sıralamak mümkün:
Birleşmeler ya da bölünmelerle ilgili bilgiler
Sermayede meydana gelecek değişiklikler
Yıllık faaliyet ve denetleme raporlân
Fesih ya da davalarla ilgili mahkeme kararlan
Yeni yönetim kurulu üyeleri ve atamalar
Elektronik Posta Sistemine Kayıt
Elektronik postaların kayıtlı bir sistem altına girmesi bir diğer değişiklik. Bu sistemle yapılacak işlemlerle bunların sonuçlarına, kayıtlı posta adresine sahip gerçek kişilere, işletmelere ve şirketlere, kayıtlı elektronik posta hizmet sağlayıcılarının hak ve yükümlülüklerine, yetkilendirilmelerine ve denetlenmelerine ilişkin usul ve esasları iseBilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu bir yönetmelikle düzenleyecek.
Elektronik İmza
Ticaret şirketleri ile gerçek ve tüzel kişi diğer tacirlere ilişkin olarak bütün işlemler artık elektronik ortamda güvenli elektronik imza ile de yapılabilecek. Bu işlemlerin dayanağı olan belgeler de aynı usullerle elektronik ortamda düzenlenebilecek. Yine şirket adına imza yetkisini haiz kişiler şirket namına kendi adlarına üretilen güvenli elektronik imzaylaimza atabilecekler.
Yönetim Kuruluna Sanal Üyelik
Eğer, şirket sözleşmesinde veya esas sözleşmede düzenlenmişse sermaye şirketlerinde yönetim kurulu ve müdürler kurulu tamamen elektronik ortamda yapılabilecek. Aynca, bazı üyelerin fiziken mevcut bulunduklan bir toplantıya üyelerin bir kısmı elektronik ortamda katılabilecek.
Yine aynı şekilde, anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy verme de olanaklı hale geliyor. Bu hükmün uygulanması esaslan bir tüzük ile düzenlenecek. Tüzükte, genel kurula elektronik ortamda katılmaya ve oy vermeye ilişkin esas sözleşme hükmünün örneği yer alabilecek.
İhbar, ihtar ve fesihler de elektronik
Şirketler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemiyle yapılabilecek.
Elektronik Ticari Defter ve Arşiv
Türkiye Muhasebe Standartlan’na göre, elektronik ortamda’veya dosyalama suretiyle tutulan defterlerin açılış-kapanış onaylarının şekli ve esaslarıyla bu defterlerin nasri tutulacağı bir tebliğle belirlenecek. Ve tüm bu ticari defter işlemleri, dijital ortamda gerçekleşecek.
Ticari sicil kayıtları, ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulabilen merkezi ortak veri tabanı ise Sanayi ve Ticaret Bakanlığı ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nezdinde oluşturulacak.